事務職への転職面接は「事前準備」が大切です。その中でも、あなたの事務職としての能力や熱意を最大限、企業側に理解してもらうためには、「自己PR」が最も大切です。
しかし、事務職志望の方の多くは自己PRとして自分のどんな部分をアピールできるか、実際のところよく分からないのが本音ではないでしょうか。
そこで今回は、事務職への転職を検討している方や転職活動を進めている方に向け、「事務職に受かるための自己PRの書き方・伝え方」のポイントをご紹介していきます。
今回ご紹介するポイントに注意して面接に臨むことで、事務職への転職を成功させることができます。ぜひ参考にしてくださいね。
事務職は企業ごとに仕事が異なるし、アピールする部分が難しいからな。
しかし、面接で必ず聞かれることや、事前に考えておくべきことはだいたい同じじゃ。 きちんと対策を練っておけば、面接本番でもつっかえることなく自分のことを明確にアピールできるはずじゃ。
じゃあ頼んだぞ！はかせ！
なぜそんなに偉そうなんじゃ…
INDEX
事務職の転職ではやるべきことが3つある！
転職をするにあたっては、大まかに3つすべきことがあります。転職活動で知っておくべき基本の3項目をおさらいしておきましょう。
転職に必要なことはこの３つです。順に解説していきます。
１ キャリアの棚卸
「キャリアの棚卸」とは、自分自身のスキルを客観的に見て、どんな経験を積みどんなスキルを身に着けてきたか？ を明確にすることです。
比較的余裕ができてきてからいざ自分自身のスキルを振り返ろうと思ってもなかなかできることではありませんし、転職を機会として自分を見つめ直さなければ、この棚卸しをするタイミングはほとんどありません。これを機に、自分の「経験・スキル」を過去の具体的な仕事内容とともに書き出しておきましょう。
中途採用で最も採用基準として重視されているポイントは、「必要スキルの経験年数」です。
引用：http://partners.en-japan.com/enquetereport/091/
応募先企業があなたを採用するメリットをよく理解するためには「マッチするスキルや人間性」をわかりやすい形でアピールする必要があり、そのためには具体的な経験に基づいた志望動機や自己PRが重要になります。
未経験の場合は、他の業種・職種で学んだことをもう一度洗い出し、整理してみることが大切です。
関連記事：【未経験】事務職への転職で必要な志望動機の考え方・伝え方
２ 転職する理由
転職することを考えている以上は、何らかの「理由」があるでしょう。理由のない転職はない、それは当然のことですが、実は転職する理由が固まっていないという可能性もあるのです。
「自分は何を要因として転職を考えているのか？」を今一度明確にして書き出してみましょう。それは給与・待遇面でしょうか？ 仕事内容でしょうか？ 求める人間関係でしょうか？
３ 具体的な企業
自身の経験と転職理由をハッキリさせたあとは、具体的に「ここで働きたい」と思える企業を探す必要があります。具体的に企業を見ていくためには、業界に数多存在する企業をひとつひとつ調べるのではなく、「事業の内容」「商品・サービスの内容」などを区別して、自身の求める条件や「やりたいこと」に照らして選んでいく必要があります。
異業種への転職の場合は、具体的にどんな仕事があるのかについて詳しく知らない方がほとんどでしょう。その場合は、「実際どうなの？」はさておき、とにかく自分が「やりたい！」と思う仕事内容や、企業の提供するサービスを事前にリサーチしておくことが大切です。
事務職に求められる人物像とは？
一般事務職に求められる人物とは、どのような性質を持った人のことを指すのでしょうか？
事務職は、営業職や企画職などの他の職種と異なり「毎日のルーティン」が多い仕事です。
たとえば、営業職ならノルマの達成、企画ならプロジェクトの実施など、業務におけるあらゆる段階で様々な出来事が多くあります。対して、事務職の場合は毎日同じ仕事を着々とこなす割合が多いのです。
つまり、事務職の仕事に求められる人物像は、毎日着々と仕事を遂行できる真面目さや、業務遂行のための正確性、忍耐力や持続力といった事務処理能力を持つ人です。
ですので、自己PRにおいては…
- ルーティンを確実にこなす真面目さ
- 業務遂行のための正確性
- 忍耐力・持続力
この3つの性質に照らして自己PRを明確にしていきましょう。
事務職の自己PRで話せる経験・スキルは？
次に、事務職の自己PRの内容として話すことのできる経験やスキルを考えていきましょう。
事務職に求められるスキルは事務処理を行う能力全般です。つまり、書類作成などの業務を行うための「PCを扱う能力」を主としたスキルや経験が求められます。
また、営業事務など特殊な事務職の場合は、営業資料の作成などの特殊な仕事を担当することになります。事務職だからすべて一緒…と考えるのではなく、「採用情報」や応募先企業が提示している求人情報を細かく見て、「どんな仕事が求められるのか？」をしっかり把握しておくことが重要になります。
事務職の自己PR 3つのチェックポイント
上記までで、事務職に求められる人物像と経験・スキルをご紹介してきました。ここからは、自己PRを考えて行く際のチェック項目をご紹介していきます。この項目すべてを満たした自己PRを考えることができれば、あなた自身の強みやアピールポイントを明確にした自己PRを完成させることができます。
１ 熱意・向上心があるか
熱意や向上心は、経験の浅い転職者であればあるほど重要です。
引用：http://partners.en-japan.com/enquetereport/091/
冒頭でご紹介した中途採用の採用基準に関するデータでは、中途採用で最も重視されているポイントは「必要スキルの経験年数」であることが分かります。しかし、事務職としての経験が無い方や、経験が浅い方が一方的に転職で不利になるわけではありません。
その根拠として、グラフ中の2番めに多い「採用基準」のグラフを見ると「能力」となっています。能力は、「のびしろ」「将来性」という言葉で言い換えることができます。
つまり、未経験や経験が浅い方の場合は、特に「仕事に対する熱意」をしっかり自己PRの内容に組み込む必要があるのです。
- ルーティンを確実にこなす真面目さ
- 業務遂行のための正確性
- 忍耐力・持続力
この3点に照らして、あなたの強みや特性を見つけましょう。あなたのこれまでの社会人生活の中で、当てはまるポイントはありませんか？
２ 事務職に必要なスキルや経験があるか
事務職に必要なスキルや経験がある方の場合は、それを前職までの経験・エピソードとしてしっかり自己PRに組み込むことが大切です。
たとえば、営業職でも営業用の資料を作成したり、事務の方に仕事をサポートしてもらったり…事務職や事務職の仕事と関わりを持った経験があるでしょう。その経験を元に、「自分には事務職としての能力がある」ことを面接官に質問していきます。
いくら人間として優れていても、事務職として役立つ人材でなければ、企業側はあなたを採用する人ではないと判断します。採用基準でも「必要なスキル」は大変重要な要素ですので、最も力を入れて考えていくべきでしょう。
３ 「職歴」で自己PRができているか
面接では「自己PRをしてください」と直接聞かれる場合と、そうでない場合があります。たとえば、「前職において、仕事をする上で最も重視していたことは何ですか？」といったような表現で質問されることも、決して珍しいことではありません。
この場合、「自己PR」を職歴や前職の経験を通して伝える必要があります。職歴や前職の仕事内容を話すタイミングでは、「私は前職では営業をしておりまして…」と具体的な経験とともにあなたの事務職としての適性をアピールすることができます。
未経験や異業種からの事務職転職の場合は、特に前の仕事で学んだことをいかに事務職としての自己PRに繋げることができるかがカギになります。
４ 最もアピールしたい部分を明確にしているか
「事務職としての適性がある」「様々な能力・強みがある」ことをすべて面接で伝えることがベストですが、大抵の場合、自己PRにかけられる時間はそう多くはありません。
ですので、あなたの最も強く印象に残るアピールポイントを厳選して面接官に伝える必要があります。「まんべんなくすべて一般水準な人」よりも、突出した強みのある人のほうが印象に残りますし、「伸びしろ」も高く評価されます。
あなたの自己PRは「最も評価してほしい部分」が明確になっているでしょうか。
事務職の自己PRサンプル例文
では、最後に事務職の自己PR例文をご紹介していきます。
私は、前職で事務職に就いておりました。一つ一つの業務を着実にこなし、円滑な業務遂行をサポートできることに喜びを感じつつ仕事をしてまいりました。また、仕事の効率化と効果の最大化のため、業務上必須のPCスキルに関しては、独学で学びながら仕事をしてまいりました。
その結果、社内における契約書や関係書類のフォーマット作成や構成の見直し等、事務処理に関わる仕組みづくりまで担当させて頂けることになりました。
現場に即した形で資料作成や適切な事務処理を行う継続力と、事務職に書ける思いは前職から変わらず抱いております。御社でも、従業員の一人として最適なパフォーマンスを発揮し利益に貢献したいと考えております。
上記でご紹介した例文を元に、ご自身の強みや経験を追加してみましょう。あなただけの自己PR文が完成します。
事務職への内定を得るためには「面接の事前準備」が大切！
- 事務職に求められる人物像
- 事務職に求められる経験・スキル
- 自己PRのチェックポイント
この3つに対してしっかり考えておけば、面接の自己PRで困ることはなさそうだね。
そうじゃ。ひとつひとつの質問に対する答えを準備しておくことは非効率だし、そもそも覚えておくのは無駄になってしまう。質問の意図をしっかりおさえて対策を練っておくべきなんじゃ。
でもはかせ、なんでボク以外の教え子にも、今回の話を教えてあげないの？非効率じゃない？
教え子がぼっち君しかいないんだよなぁ…
あっ…（察し）
今回は、事務職への転職で必ず通る「面接」で必ず聞かれる「自己PR」の考え方・伝え方についてご紹介してきました。事務職への採用面接で聞かれる質問の意図をしっかりおさえておくことで、「どんな質問のされ方」でも焦らずに受け答えをすることができるようになります。
面接を乗り切るために、しっかりと事前準備をしていきましょう。
転職活動をする方法、決まっていますか？
転職活動を検討している方の中には、どこの転職サイトを使うべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。とりあえず転職サイトに登録したはいいものの、なかなか企業選びが進んでいない…そんな方は「自分に合った転職活動の方法」を知った上で転職活動を始めるべきです。
自分に合った転職活動の方法を知るためには、「転職活動にはどんな方法があるのか？」をおさえて置く必要があります。ここでは、一般的な転職方法を3通りご紹介していきます。自分はどれに当てはまるかを確認しながら参考にしてくださいね。
１ 転職求人サイト
転職者が個人情報や経歴・スキルを登録後、掲載されている求人情報を探すことのできるサービスが転職求人サイトです。「転職活動をする」というと、真っ先に思い浮かぶ方法ですよね。
代表的な転職サイトには、リクナビNEXTなどがあります。
とにかく自分で求人情報を探したい方や自分のペースで転職活動を進めたい方、転職が初めてではない方にとっては、最も効率的な転職方法です。
２ スカウトサービス
スカウトサービスとは、サービス上に登録された転職者に対して企業側がスカウトを送信しマッチングする転職方法になります。
代表的な転職スカウトサービスには、ビズリーチやDODAがあります。また、通常の転職求人サイトの機能のひとつとして「スカウト」「オファー」の機能がある場合もあります。
転職サイトとは異なり、登録した方の経歴やスキルを元に「企業側から連絡が来る」ことが特徴です。今よりいい条件の企業へ転職したいと考えている方や、転職サイトを使うよりも確実な転職がしたいと考えている方におすすめの方法です。
３ 転職エージェント
転職エージェントとは、登録者の経歴やスキル、求める条件をもとに求人情報を紹介してくれるサービスです。スカウトサービスとは異なり、企業と転職者の間に「エージェント」が仲介します。
転職エージェントには大手から業界特化型まで様々な種類があるため、「業界・業種が決まっている方」におすすめです。また、初めから最後までサポートしてくれるため「転職が初めての方」が最初に活用すべきサービスです。
転職に対する不安が大きい方は、自分一人で転職活動を進めるのではなく「転職エージェント」を活用してみてはどうでしょうか。転職エージェントについてもっと知りたい方は、下記を参考にしてください。
転職エージェントを使うことのメリット・デメリットは？
転職エージェントとは、いうなればあなたの「秘書」のような存在です。転職エージェントサイトは多数ありますが、共通しているのは「担当者がつき、転職活動を一貫してサポートしてくれる」ということ。
ここでは、転職エージェントを使用することのメリット・デメリットをご紹介しています。転職を検討している方は、下記のメリット・デメリットをよく理解した上で活用していきましょう。
メリット
自分に合った職場を探してくれる
転職エージェントの最大の特徴は、業界や転職事情に精通したエージェントが転職相談に乗ってくれること。つまり、あなたの特性や経歴を活かしたアドバイスを受けること、「どんなところに転職すべきか？」といった悩みを相談することができるということです。
その上で求人を紹介してくれるため、「自分に本当に合っているのだろうか？」という悩みを持つ必要がなくなりますし、万が一悩みを持ったとしても、その都度相談をすることができます。
転職が初めてな方や、転職に大きな不安を抱いている方にとって、一人で転職活動を行う必要がない転職エージェントはかなり心強い味方であるといえます。
転職活動に必要な準備をサポートしてくれる
相談やアドバイスだけではなく、内定を得るための面接の準備や面接に必要な選考書類の準備を行ってくれるのもエージェントの特徴です。また、在職しながらの転職活動で最も不安のある「スケジュール調整」も、最適な日程を企業側と相談した上で決めてくれるため、面接のスケジュール調整がとても楽になります。
転職活動は想像以上に「すべきこと」が多いため、「まず、何をすべきかわからない」という方にはぜひ転職エージェントをおすすめします。
デメリット
自分で数多くの求人情報を見ることができない
転職活動を複数回行っている方や、既に細かな条件等まで決まっている方にとっては、「多くの求人情報を見たい」が転職活動の最大のポイントといえます。
転職エージェントは、最適な求人を提案してくれるという点では優れていますが、どうしても「自分でみたい」という場合の量や効率としては一般の転職サイトに劣ります。
しかし、その分ひとつひとつの求人情報を綿密に紹介してくれるため、求人内容に対する信頼性は高いといえます。
転職する業界や職種・業種などが明確になっていない場合、一人で転職サイトを使い多くの求人を見ることは、転職活動に多くの時間を割いてしまうことになりますので、注意が必要です。
担当するエージェントによって対応が変わる
転職エージェントは、転職者によって担当者が就くシステムなので、その分具体的なサポートを得ることができます。反面、担当するエージェントによって、対応やアドバイスの内容に幅があることに注意が必要です。
転職エージェントサービスは、複数活用する方がとても多いというデータがあります。
転職エージェントは「4社」以上の活用で転職に成功する割合がぐんと上がります。担当者に不安がある場合でも、それを解決する方法はあるといえますね。
転職エージェントの登録後の流れ
転職エージェントの一般的な「登録後の流れ」は次のようになります。転職エージェントごとに細かな流れが異なる場合もありますが、大まかに流れをおさえておくことで、円滑に転職活動をすすめることができるでしょう。
- 個人情報入力後、エージェントからカウンセリング（転職の相談）の日程調整の連絡が1〜2週間で来る。
- エージェントとのカウンセリング（転職の相談）を行う。
- 相談を踏まえてエージェントが求人を紹介してくれる。
- 履歴書などの書類準備＆応募する企業を決める。
- 面接準備をエージェントと相談しながらする＆面接本番。
- 内定後、入社日や給与などの条件交渉をエージェントを通じて行う。
カウンセリングや相談のタイミングで、「面接前の不安事項」「内定後の入社日や給与交渉」「退職の調整」の方法はどんどん質問し、出来る限りエージェントから情報を受け取りながら転職活動を進めていきましょう。
事務職へ転職する際に活用すべき転職サービス選びのコツ
転職エージェントは、複数活用することで最も転職成功率が高まります。これを機に登録をしておきましょう。
エージェントサイトは、必要項目を入力し登録完了した後、メールや電話等であなたの日程に合わせて転職支援を行ってくれます。「今仕事が忙しい！」「時間がないかも…」と不安な方も心配せずにまずは登録してみましょう。あなたの転職成功率がグンと上がります。
■転職エージェントを選ぶコツ
- 求人数（多くの数がある分、選択肢が増える）
- サポート内容（エージェントサイトによってサポートしてくれる内容や方法が変わる）
- どの業界に強いか？（職種・業界に特化したエージェントがある）
この３つの観点から、自分にあった転職エージェントを複数活用していくことをおすすめします。
事務職へ転職する際に活用すべき転職サービスは？
リクルートの転職サービス『リクルートエージェント』
出典：https://www.r-agent.com/
『リクルートエージェント』の特徴
「リクルート」が運営するエージェント型転職サービス。最大の特徴はリクルートのパイプを活かした多数の求人案件にあります。
業界ごとに精通したアドバイザーが、給与等の条件や面接対策などといったサポートをしてくれますので、転職に不安があるが、選択肢は多く持ちたい方が活用できる転職サービスです。
どんな人にオススメ？
・転職活動の条件などの交渉に不安がある方（代行してやってもらえます）
・面接や選考の書類など、具体的な転職活動の準備が不安な方。
・自身のスキルやPRポイントなどがよくわからず、転職に悩んでいる方。
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事務職の面接、めちゃくちゃ不安なんだけど…まず言うことないし…