残業しがちなあなたへ。仕事を減らして働くための5つの法則

残業はなぜなくならないのか？

「残業はなぜ発生してしまうのか？」という問いを立てて、日頃から自分を苦しめる残業の要因について一度立ち止まって考えてみます。

この残業の要因は、大きく分けて2つに区別して考えることができます。その2つの要因は下記の通りです。

１　上司・部署・組織のマネジメントに問題がある

残業の要因は、基本的に上司・部署・組織のマネジメントの問題であることが多いです。

会社組織でどの程度効率的・効果的な業務配分が行われているかや、事業内容・ビジネスモデルに残業の多さは左右されます。

従業員の人数やスキルに対して、抱えている顧客や業務が多い場合や、必要以上に従業員に負担を強いる非効率な業務フローによって、残業は簡単に発生してしまいます。

あなたが残業ゼロを目指すとき「自分ではどう頑張っても改善できない」と感じているのであれば、あなたと同じように残業に困っている従業員が、あなた以外にどのくらいいるのかをみてみましょう。

２　その人個人の働き方・仕事の進め方に問題がある

もうひとつの要因は、組織・部署・上司のマネジメントがある程度功を奏しているのにも関わらず、あなた個人の働き方や仕事の進め方に問題があり、慢性的に残業がおきている場合です。

あなたは残業している一方で、同じ業務内容・業務量で仕事に取り組む誰かが残業せずに帰宅することができているのであれば、あなた自身に残業の要因が潜んでいる可能性があります。

冒頭でも述べたように、この残業の有無が仕事への才能や地頭の良さでおきていると勘違いしないことが重要になります。

残業を減らすために知るべき5つの仕事の法則

残業を実際に減らしていくためには、仕事の進め方を一定の成果が出せる法則に従って修正し、残業を発生しないように「やるべき仕事を減らす」ことが重要になります。

いくら効率的に仕事をこなしても、その分多くの仕事に取り組む必要が出てくるのであれば、あなたがいくら努力しても残業はなくならないからです。

必要ない仕事を削らないと、不思議なことに仕事は無限に増加していきます。下記の5つの法則を参考に、あなたが囚われている「意味のない仕事」を減らしていくことが大切です。

ここで紹介している法則は、経験則的・理論的に実証されたもののほか、日々の具体的な仕事の中で時間を多く消費する物事への対処法も含まれています。

１　パレートの法則

パレートの法則とは、経済学用語・ビジネス用語として活用される理論で、イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートが発見しました。

この法則は、「80:20の法則」とも呼ばれ、「全体の大部分は全体を構成する20%によって成立していること」を示しています。

この法則をあなたが抱えている仕事にそのまま当てはめて考えることは難しいですが、あなたが取り組む80％の仕事は、成果に結びついていない可能性があります。

つまり、あなたは今出している結果とやっている仕事内容を見比べてみて、何が成果に繋がっているのかを見極める必要があります。

たとえば、マーケティング施策の企画を行うために、プレゼン資料を作成しているとします。資料を作成する時間に、「マーケティング施策の企画」の全体の仕事時間のうち8割を占める可能性は高いです。

資料作りは効果の割に多くの時間がかかってしまうことが多いためです。

この場合、マーケティング施策を実行に移すために上司にアイディアや効果検証の方法、予算案を理解してもらう必要がありますが、あなたはそのために最適な行動ができているかを考えるのです。

たとえば、A4一枚の洋紙に施策草案を書き連ね、一度上司にフィードバックをもらってからプレゼンミーティングに参加するほうが効率が良いといえます。

「全体の8割を使っている仕事を削れないか？」という考え方は、あなたの仕事全般について応用できるでしょう。

２　会議の法則

会議に時間を取られてしまい、自分が本来取り組みたかった仕事が夕方までに終わらなかった…そんな毎日を繰り返してしまっている方は多いはずです。

上司が参加する会議をコントロールするのは難しいですが、あなたが議事録の共有や資料の準備を任されているのであれば時短できるチャンスがあります。

会議の時間をできる限り短くするためには、下記の3つです。

この3つを徹底するだけで、ただ意見が出ないまま時間が経過していく無駄な会議はほとんどなくなります。あなたが資料準備や手配を行う、もしくは行うことができる状況であれば、明日から試してみましょう。

３　連絡・チャット・メールへの対応法則

昨日までやりとりしていた顧客や取引先とのメール対応に、午前中の時間を吸い取られているビジネスパーソンはかなり多いはずです。

メール・電話だけではなく、車内チャットツールやプライベートの連絡も含め、気づかぬうちに大量の時間が奪われ、仕事をこなす時間がなくなっていきます。

これを避けるためには、相手からの連絡が無駄に続かないようにメールやチャットで結論を早く書き、やりとりを終わらせることが重要になります。

無駄に疑問形や質問で返信したり、用件を2〜3回に分けて小出しで伝えたり、質問を一つずつしたり…漫然とやりとりをしていると、結構このような無駄なコミュニケーションが発生します。

これらを見直すだけでも、連絡に使う時間を大幅に減らすことができます。

４　マルチタスクの法則

あなたはたった一つの仕事だけに集中して取り組める環境ではきっとないでしょう。いくつかの重要な仕事を掛け持ち、日々どれを優先して終わらせようか迷うことが多いはずです。

何を最優先で完了させるべきなのかは現場によって異なりますが、マルチタスク（複数の業務）を行うときには、2つの注意点があります。

それは、「似ているものはすべて同時進行でやること」「一気に終わらせてから次の仕事に取り組むこと」の2つです。

似ている業務を同時に終わらせるつもりで取り組むことで、並行した作業になり効率的になります。

また、中途半端に取り組むのではなく、ひとつひとつ完璧に完了させるつもりで取り組むと、「まだあの仕事終わっていないしな」という意識がなくなり、目の前の仕事に集中できるようになります。

５　パーキンソンの法則

1958年のイギリスの歴史学者・政治学者シリル・ノースコート・パーキンソンが提唱した法則が「パーキンソンの法則」と呼ばれるものです。

この法則は第1法則と第2法則からなります。

• 第1法則：「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」
• 第2法則：「支出の額は、収入の額に達するまで膨張する」

これを残業してしまう要因に当てはめると、あなたが残業してしまうのは、合理的な期限を決めずに取り組むことで、「残業込みの時間」で仕事を終わらせようとしているせいであるということができます。

仕事は「なんとなくこの時間に終わるだろう」という算段で終わることはまずありません。そのため、かかる時間の見積もりの甘さが残業を直接起こしているのです。

長い時間を必要とする仕事であるなら、取り組む前に数日間にまたがるスケジュールを組み、Todoリストを作成して業務をブレイクダウンする必要があります。

まとめ｜無駄な残業を減らす法則を実践する

今回は、残業を減らすことを目的として、仕事を時短で終わらし効率的に働くための5つの法則をご紹介しました。冒頭で述べた通り、日々の仕事の実践の中で試してこそ、今回ご紹介した法則の価値があります。

実践するのは簡単なことではないかもしれませんが、日々無駄な残業に終われ、心身が疲労している人こそ、ぜひ明日から試して欲しいものばかりです。

ぜひ今回の記事を参考に残業ゼロを目指してくださいね！