「管理職として仕事を続けることはできるだろうか？」という大きな不安を抱え続けている人は多いでしょう。
むしろ、自信満々に管理職として初の仕事を進めることができる人の方が少ないのではないでしょうか。
特に、自分の部下に任せた仕事を「やってこない」「終わっていない」「ミスが多い」といったことが繰り返されると、自分に適性がないのではないかと疑ってしまいます。
しかし、少しの工夫を重ねることでそんな状況を打破することは可能です。
今回は、新任の管理職の方が悩みがちな「仕事をやってくれない部下」への対処法をご紹介します。
INDEX
部下が仕事をやってくれない原因は何か？
あなたの部下が仕事を遂行してくれない原因はいくつかありますが、どんな職種・業種・業界であれ、共通している点が多いことも事実です。
大きく区別すると、原因は下記の通りです。
- 任された仕事に理解できないところがあったため。
- この仕事を遂行することに懐疑的だったため。
- 仕事の期限・内容を忘れていたため。
- 多忙でありタスク管理・報告ができていなかったため。
あなたの部下が仕事を遂行してくれないなら、まずはこの4つに分類し、それぞれで異なる対処法を実践しましょう。
もちろん、あなたの職場環境に合わせてカスタマイズすることも可能ですが、ひとつ明確な基準・軸を持って対処することで、一貫したマネジメントを行うことができます。
4つの分類で理解する仕事をしない部下への対処法
さきほどご紹介した「部下が仕事を遂行しない原因」の4つを参考に、それぞれの部下のタイプを分類したうえで、効果的な対処法を実践していきましょう。
任された仕事に理解できないところがあった部下への対処
任された仕事に理解できないことがあった部下へは、あなた自身が質問をより多く部下にさせ、同時にあなたが即刻反応する形で改善することができます。
１ 質問へ即レスする
部下からの質問はまとめてではなく小刻みに、すぐに対処し解決策やヒントを出し続けます。
教育を兼ねて新しい業務に挑戦させる場合でも、質問は必ずさせるように徹底します。
「忙しくてそんなにすぐに対応できない」という場合は、質問する時間を細かく設定し、部下があなたに質問できないことで仕事がストップしてしまうことがないように調整します。
２ メール・チャットではなく電話を使って質問させる
メール・チャットではなく「電話」というと昔気質な感覚を覚える方もいるかもしれませんが、同じ業務・プロジェクト・メンバーとして仕事をする以上、仕事がストップしないような迅速な連絡手段が必要です。
特に、部下が仕事内容を理解できない場合は、文章やマニュアルだけでは文脈が伝わりづらい業務であることがほとんどです。
そのため、質問は電話を使ってもらうようにしましょう。
３ 締め切りをネクストアクションベースで区切る
「締め切りをネクストアクションベースで区切る」とは、たとえば「プレゼン資料を完成させる」という仕事を任せる場合、この仕事単体で締め切りを作るのではなく、もっと細かくTodoにして設定するということです。
たとえば「プレゼン資料に盛り込む内容自体の草案提出日」と「資料を作成し途中経過を見せるまで」「完成した資料をフィードバックするまで」とTodoを細かくすることができます。
仕事内容の中継地点を多く作ることにより、仕事への理解不足によるボトルネックが解消されます。
この仕事を遂行することに懐疑的な部下への対処
この仕事を遂行することに懐疑的であり、反抗的な態度を示す部下は少ないですが、いる場合には最も注意が必要です。
この場合、あなた自身がその部下とフェアに対応していくことが重要になります。
１ 同僚・チームメンバーにフォローさせる
あなたやあなたが任せている仕事に対して懐疑的な部下には、同僚やチームメンバーに仕事のフォローを依頼します。
あなたから「仕事をやらないのはなぜか？」と直接伝えることも一つの方法ですが、一方で「部下と上司」という勢力図になることは否めません。
あなたの意思を間接的に伝えるため、信頼できる部下にフォローアップを頼みましょう。
２ 自身の上司に掛け合う
部署やチーム全体からみて、懐疑的かつ仕事を遂行しない部下はかなり悪い状況といえます。
そのため、現段階であなたにかなりの負担がある場合は、自身の上司に掛け合い、メンバーから外すことも打診すべきです。
仕事の期限・内容を忘れている部下への対処
仕事の期限・内容を忘れている部下への対処は、より直接的なコミュニケーションを通して行います。
１ 対処法を考えさせ、提案させる
仕事の期限や内容を忘れてしまう部下にも様々な理由がありますが、そのひとつひとつを丁寧にケアするのはあなたにとっても大きな負担です。
そのため、期限や内容を忘れている部下自身に、「次、同じようなことを繰り返さないためにはどうするべきか？」を質問し、改善点を把握しておくことが重要です。
また、部下にとっても強制力が働くため、自分が提案した内容を守ろうとするでしょう。
２ 繰り返し伝える
仕事内容や期限を定期的に振り返る時間を設けておくことも一つの方法です。定期的に自分の業務を振り返る習慣を、あなたから提供するのです。
負担はかかるものの、それを定例にして報告させるようにすれば、部下も自身の仕事を振り返る習慣を得ることができます。
３ 信用が下がっていることを伝える
なんども忘れることを繰り返す部下に対しては、直接あなたから「信用が下がっている」ことを伝えるべきです。
もちろん、強い言い方をする必要はありませんが、「現実としてこれだけの損害が出ているので、次はあなたに任せることはできない。」と冷静に伝えるのがベストです。
多忙でありタスク管理・報告ができていない部下への対処
タスク管理やスケジュール調整に問題がある部下は、期限を超えて仕事をなんとかこなそうと躍起になりますが、仕事のアウトプットは低クオリティになる傾向があります。
１ 先にスケジュールを抑えてもらう
仕事を任せる前に、あなたが部下のスケジュールを把握し、先に仮押さえしてもらうことを徹底しましょう。
また、スケジュールに変更があった場合はすぐに報告させるようにしておき、それに応じて仕事の配分を調整します。
先にスケジュールを決めてもらうためには、部下が抱えている他の仕事にも注目する必要があります。そのため、一度スケジュール全体を報告してもらうようにすると良いでしょう。
２ 本人ではなく周囲に打診する
部下に他の仕事を任せているのは、他の誰かです。当然のことですが、部下のタスク管理を徹底させても、業務量が多ければ任せることはできません。
そのため、部下に仕事を任せている周囲に「○○さんに仕事を任せるので調整できないか」と根回しをしておくことも重要です。
３ タスク管理とリマインドの徹底
タスク管理とリマインドを徹底することも同様に重要です。あなたが部下のスケジュールやタイム感を客観的に知ることができれば、「ほぼ不可能な時間で遂行しようとしている仕事」が分かります。
部下からすると、近視眼的になっているスケジュール構成も、あなたが冷静に組み直してあげることができます。
まとめ｜分類し一貫性のある対処を！
今回は、「仕事をしてくれない部下」への対処を、4つの分類から解説してきました。
どのような職種・業種・業界であっても、おおよそ共通の原因があります。
そのため、ただやみくもに部下を叱りつけたり、放置したりすることなく、一貫性のある対応で問題を解決していくことが求められます。
あなたの周囲の環境やチーム・職場に合わせて今回ご紹介した対処方法を実践していきましょう。
