企業で働くビジネスパーソンとなって日が浅い方の中は、日々仕事をする上で「こんな基礎的なことも自分はできないのか…」と自分に自信を失っている方が多いはずです。
しかし、あなたが失敗やミスを繰り返したり、上司から同じことで注意されたりしてしまうことの原因が、仕事への熟達度合いが不足しているという理由だけにあるわけではありません。
日々、いくつかのポイントについて意識的に取り組むだけで現状を打開することができます。
そこで今回は、できる人がやっている、すぐに活用できる仕事術を8つご紹介していきます。早速明日から、仕事で実践してみましょう。
INDEX
仕事術１｜取り組む仕事のゴールの明確化
新入社員が陥りがちな仕事の姿勢には、他人事のように仕事を捉えてしまうというものがあります。
初期は上司からの指示を仰ぐことで行動するべきですが、一方で「言われたからやりました」の一点張りでは、できる仕事はなくなっていきます。
仕事で成果を出し、かつ効率的に業務を進めていくためには「仕事で最終的に求められる成果は何か？」を考えてから仕事に取り組むことです。
また、上司から依頼された仕事などは特に「目的が不明瞭な仕事」であるケースがあります。この場合、上司の頭の中ではゴールがなんとなく見えているものの、部下には伝わっていない場合が多いです。
仕事を受ける前に、上司と仕事の目的・成果として期待されている内容のすり合わせを行うことで、無駄な仕事をやってしまったり、上司の期待にそぐわない成果を出してしまうことを避けることができます。
仕事術２｜ 報告・連絡・相談を定量化
新入社員が入社初期にほぼ必ず言われるであろうことが「報告・連絡・相談」です。仕事の進捗状況などを細かく知ることで、上司はネクストアクションを決めることができます。
しかし、この報連相はイメージよりも難しいものです。それにも関わらず、ほとんどの現場では報連相のやり方が決められていない場合も多いです。
報連相時に徹底するべきなのは、「数値で進捗を伝えること」です。「現在何％ほど完了したか？」「あとどのくらいの時間で終わりそうか？」を最低限明確に伝えます。
そのうえで、上司が具体的な進捗を聞いてきた場合、完了した部分とそうでない部分、懸念点や相談事などをシェアしていきます。
仕事術３｜ 誰も頼らない
仕事術１にも関係することですが、新入社員の場合、仕事への取り組み方として「自分が判断できるところはここまでだ」と限界を決めて取り組んでしまうことが挙げられます。
これは、いかなる状況でも持ってはいけない考え方になります。
当然、実務においては自分だけで判断することができない状況や仕事内容がたくさんあります。しかしその場合でも、あなたが上司に相談したり、できる別の手段を考案すれば前に進めることができるかもしれません。
常に、この仕事に取り組んでいる第一人者であることを念頭におくことで、失敗やミスを防ぐことができますし、「我関せず」という姿勢をなくすことができます。
仕事術４｜ 周囲に現状を一生懸命伝える
自分が取り組む仕事に対しては、自分が第一人者である姿勢を持つことが重要です。
しかし一方で、あなたが今どの仕事に取り組んでいて、スケジュールはどうなっているのかについては、常に周囲に伝える仕組みを作っておくことも大切になります。
たとえば、自分と同じプロジェクトで仕事をしているメンバーに対して、数時間おきに進捗状況をシェアしていくなどの行動です。少し話すだけでも状況はまったく違ってきます。
また、上司に対しては「忙しそうだから伝えるのはやめておこう」と判断せず、逐一状況を伝えるほうに意識を傾けましょう。
仕事術５｜ タスクリストを必ず作成する
たとえどんなにやるべき業務が明確だとしても「タスクリスト」は必ず作成するべきです。
今日やるべき仕事をスケジュールをもとにリスト化していき、Todoリスト形式で完了したものから随時埋めていくだけで達成感があります。
また、急遽ほかの用事が入った場合でも、すでにリスト形式にしているために優先度が判明しやすくなります。
また、集中するためには頭の中で覚えておくべきタスクを最小限にすることが大切です。次に行わなければいけないタスクはメモベースで管理し、抜け漏れがないようにしておきましょう。
仕事術６｜ スケジュール単位は30分で決める
様々な仕事が随時舞い込んでくる職場にいる場合には難しいことも多いですが、営業職などスケジュール管理が徹底して求められる職種の場合は、スケジュール単位を30分感覚で決定しておきます。
この際、数時間かかるような仕事が予定としてある場合などには、30分刻みでスケジュールを描くと決めておくことで、厳密に仕事の所要時間を考えるきっかけが生まれます。
また、そのスケジュールをもとに周囲・上司にスケジュールを伝えておくことで緊急時にも対応しやすくなります。
仕事術７｜ すべてのメモを一元管理しておき見直す時間を確保
会議での議事録や上司からの指摘・フィードバック、仕事における注意点や期限など、後から見直しが必要なメモはすべて一元管理しておきましょう。
できれば、必ず毎日使うスマホのメモのほか、スケジュール帳のスペースに書き込むのでも構いません。要は、一元管理しておくことで抜け漏れを防ぐことが目的です。
「前も言われたことなのに同じ失敗を繰り返してしまった」という人は、能力が不足しているのではなくメモを見直す習慣がなく忘れているだけなのです。
仕事術８｜ 理解するだけではなくできるようになる
仕事内容に関して早く熟達したい、経験を増やしたいと考えている若手の方は多いと思います。そのために、ビジネス書を一生懸命読んでいる方も多いことでしょう。
しかし、勉強とは異なり、仕事は「理解するだけでは役立たない」ことが原則であることを理解する必要があります。
たとえば、いくら営業のノウハウを暗記しても、実践できるケースや回数が増えなければ身につけることはできず、仕事の成果として反映されることもないでしょう。
しかし、「明確なアウトプット先がないインプット」は気軽かつ充足できる行動なので、ついやってしまいがちです。
長期的に見たときの目標設定も重要ですが、今日や明日、１週間後の仕事の成果につながる学習は何かを考えたうえで、読書などのインプットを行いましょう。
まとめ｜どんな仕事でも最高水準を目指す
今回は、新入社員が活用すべき仕事術を合計8つご紹介してきました。
ひとつひとつのポイントを実践することはそれほど難しくありませんが、自然にできるようになるまで習慣化することは難しいものです。
しかし、どんな仕事でも最高水準を目指す姿勢を持つためには、モチベーションを挙げたり一時的に頑張ってみる…といったものではなく、日々の習慣から仕事の進め方を見直すことが重要です。
